Дисциплина работы с документами


Стабильность- признак мастерства :).  В очередной раз делаю публичным данные по сроках работы с документами.  Прошу руководителя аппарата правительства Макара Германа предусмотреть формат регулярной публикации всех разрезов данных об исполнительской дисциплине.

Реклама

Работа с документами


Как обещал, размещаю информацию о времени работы с документами руководителей органов госвласти и глав муниципалитетов. Это среднее время, которое пролежал документ на электронном столе чиновника. Интересна и графа «количество задач», это загрузка чиновника работой с документами. Следует учитывать, что руководитель, как правило, самостоятельно не готовит документ, а лишь принимает по нему решение, подготовленное подчиненными или формулирует поручение подчиненным.
Предлагаю руководителям органов госвласти и главам муниципалитетов разместить аналогичную таблицу по всем сотрудникам.


План на пятую неделю


1. Самым важным на данном этапе считаю понимание того, в чем суть общественного запроса. Мы явно столкнулись с проблемой, что чем успешнее город или населенный пункт, тем менее он поддерживает власть. Это показали результаты выборов, соцопросы, но проблема не только в них. Есть некий, возможно, несформулированный запрос общества. Этот запрос надо понять. Буду встречаться с широким кругом тех, кто претендует на то, что знает ответ на этот вопрос, а также с теми, кто, на мой взгляд, может подсказать хоть что-то. Надеюсь на то, что через неделю смогу сформулировать конкретнее.
2. В существующей системе федеральной оценки эффективности деятельности региональных органов власти основным критерием является сокращение неэффективных расходов бюджете. Система существует три года. Мы дважды занимали очень приличные места. В этом году результат также весьма неплохой — 11-е место. Проблема в том, что наше аналитическое подразделение не может дать рекомендации министерствам, не может оценить, по каким параметрам мы уступили первой десятке. Они берут цифры с сайта Минрегиона, берут существующие формулы с этого же сайта, и у них получается, что по достигнутым показателям мы в пятерке, а по совокупности достигнутого уровня и темпов изменений, сформулирую мягко, лидеры. У меня нет никаких сомнений в корректности расчетов, сделанных федеральным министерством регионального развития, мне просто хотелось бы понять, где мы делаем ошибку :)) С этим планирую разобраться.
3.Буду завершать пункты плана четвертой недели.

Время работы с документами глав муниципалитетов в 2011 году


В этом году все муниципалитеты перешли от работы с бумажным носителем к системе электронного документооборота. Их работа с документами стала более прозрачной. В таблице дана информация по главам муниципалитетов, но никаких проблем посмотреть по каждому чиновнику. Мне кажется, это может быть очень удобно главам в их управленческой деятельности, это может быть интересно прессе, да и любому человеку.

Время работы с документами


Система электронного оборота нужна для понимания внутренних процессов, для прозрачности.  Данная таблица говорит о том, сколько документов обработал в прошлом году каждый руководитель, и сколько часов в среднем пролеживал у него на электронном столе документ. То есть насколько конкретный человек задерживал общий процесс. Уже писал о том, что в силу разных причин, командировок и прочего (причину всегда можно найти :))  я не показывал пример в прошлом году своим коллегам.  Но то, что я оказался на последнем меcте, — для меня неожиданность :(.  Документы лежали у меня на столе около  38 часов (включая ночные), то есть полтора дня. Думаю, что этот показатель не должен превышать восьми часов. Попробуем.

В этом году, с запуском ситемы off-line появилась возможность работать с документами в самолете, во время непродуктивных совещаний 🙂  и пр. Как ни удивительно, получаю удовольствие от простоты работы и скорости обработки документов в новой системе.

В ближайшие дни начнем подводить итоги текущего года, результаты будем считать накоплением с его начала.  Это все про скорость работы с документами, отдельный вопрос — качество :))

Еще один шаг, который надо сделать: каждому руководителю обеспечить аналогичный анализ деятельности всех своих сотрудников, руководителю проекта Макару Герману продумать систему анализа оценки скорости работы с документами органов госвласти (ОИГВ).

Open-клетушка


Руководитель Аппарата Макар Герман сделал новый шаг в проекте open space, известном в публичном пространстве как "Снимают двери, о ужас!". Появились разноцветные шкафчики для сотрудников, комнаты с множительной техникой, кофе-машинами и прочей утварью. На разноцветных шкафчиках Макар разрешил подписывать свое имя фломастером. Не прокатило это в чиновничьей среде. Появились аккуратные таблички, напечатанные на принтере и вставленные в рамочку. Есть кабинеты, в которых вместо двух традиционных рабочих мест создано шесть мест нового формата. Конечно, в условиях традиционного здания сделать полноценный open space сложно.
Первоначально пресса восприняла этот проект как открытость внешнему миру. Это не так. Это открытость друг другу внутри организации. На этой неделе имел возможность вместе с депутатами Законодательного собрания посмотреть такие полноценные форматы в центре бухгалтерского обслуживания "Лукойла" и в "ЭР-Телекоме". 

Электронный отзыв на лекцию


 Слушаю лекцию про электронное правительство. Время потерянное зря. Ну надо, хоть немного готовиться к выступлению, даже если ты замминистра.